ÄTA-arbete: så dokumenterar du ändringar och tillägg

ÄTA-arbete: så dokumenterar du ändringar och tillägg

Ett arbete blir inte alltid exakt som det först var tänkt. Kunden kan vilja ändra något under projektets gång, förutsättningarna på plats kan se annorlunda ut än väntat eller ytterligare arbete kan behövas för att uppdraget ska kunna slutföras. 

Det är ofta här frågor om ÄTA uppstår. Vad har egentligen beställts? Vem godkände förändringen? Hur mycket extra tid och material har gått åt? Och hur ser man till att arbetet kommer med i underlaget? Med tydliga rutiner blir det enklare för både företaget och kunden att förstå vad som har förändrats. 

Vad betyder ÄTA? 

ÄTA används inom bygg och entreprenad som en samlande benämning för ändringsarbeten, tilläggsarbeten och avgående arbeten. Det kan handla om att kunden beställer ytterligare ett moment, att en planerad lösning behöver ändras eller att en del av det ursprungliga arbetet tas bort. 

Vilka regler och avtalsvillkor som gäller beror bland annat på vilken typ av kund företaget arbetar åt och vilket avtal som har ingåtts. 

När ett företag utför en tjänst åt en privatperson kan konsumenttjänstlagen vara tillämplig. Om det under arbetet framkommer behov av ett tilläggsarbete som lämpligen bör genomföras samtidigt, ska företaget som huvudregel underrätta konsumenten och begära instruktioner. Lagen innehåller även vissa undantag för situationer där konsumenten inte kan nås.  

När uppdraget utförs åt ett annat företag får avtalet mellan parterna stor betydelse. Kontrollera därför alltid vilka rutiner som gäller i det aktuella projektet. Artikeln är en praktisk vägledning om dokumentation och ersätter inte juridisk rådgivning. 

Dokumentera innan arbetet fortsätter 

När en förändring uppstår är det lätt att vilja lösa situationen direkt. Kunden står kanske bredvid och ber om en justering, eller så upptäcker hantverkaren något som behöver åtgärdas innan resten av arbetet kan fortsätta. 

Problemet kommer ofta senare, när kunden och företaget har olika bilder av vad som sades. En muntlig överenskommelse kan vara svår att minnas i detalj, särskilt om flera personer är inblandade. 

Dokumentera därför vad som har upptäckts eller ändrats, varför ytterligare arbete behövs, hur tid och material kan påverkas och vem som har lämnat besked om att arbetet ska utföras. Vid större förändringar bör företaget följa den formella process som anges i avtalet. 

Bilder gör förändringen lättare att förstå 

En bild kan vara särskilt värdefull när behovet av ett tillägg uppstår på grund av något som upptäckts ute på plats. Det kan exempelvis vara en skada bakom en vägg, en befintlig installation som inte stämmer med underlaget eller material som behöver bytas ut. 

Bilden bör kompletteras med en kort kommentar som beskriver vad den visar och hur upptäckten påverkar arbetet. Då blir bilden en del av dokumentationen i stället för ett foto som ligger utan sammanhang i någons mobil. 

Koppla extra tid och material till rätt uppdrag 

När förändringen har godkänts behöver även arbetet följas upp. Extra timmar, material och kommentarer bör kopplas till rätt arbetsorder medan informationen fortfarande är färsk. 

Om rapporteringen skjuts upp till slutet av veckan finns en risk att någon timme, ett materialuttag eller ett mindre inköp glöms bort. Det blir dessutom svårare att skilja det ursprungliga uppdraget från det arbete som tillkommit. 

Tickra gör det möjligt att samla arbetsorder, bilder, kommentarer, bilagor, tid och material på samma uppdrag. Det ger ett tydligare underlag när arbetet ska följas upp och faktureras.  

”Det blir mycket enklare att följa upp ett tillägg när bilden, kommentaren, tiden och materialet ligger på samma arbetsorder. Då behöver ingen försöka återskapa vad som hände flera veckor senare.”
William Ejered, säljare på Tickra 

Tydlighet minskar risken för diskussioner 

Bra dokumentation innebär inte att varje liten förändring måste bli en omfattande administrativ process. Det handlar om att skapa en tydlig kedja från upptäckt till beslut, utfört arbete och fakturaunderlag. 

När både företaget och kunden kan se vad som har förändrats blir det enklare att förstå varför tidsåtgången eller kostnaden har påverkats. Det ger bättre förutsättningar för en trygg kundrelation och minskar risken att tilläggsarbeten faller bort när fakturan ska tas fram. 

Med Tickra kan tid, material, bilder och kommentarer samlas på rätt arbetsorder. Boka en demo och se hur dokumentationen kan bli en naturlig del av arbetet.