Debiterbar tid och arbetad tid: vad är skillnaden?

Debiterbar tid och arbetad tid: vad är skillnaden?

En medarbetare kan ha arbetat åtta timmar utan att alla åtta timmar går att fakturera till en kund. En del av dagen kan ha gått till planering, materialinköp, resor, intern administration eller andra arbetsuppgifter. Därför är det viktigt att skilja mellan arbetad tid och debiterbar tid. Begreppen hänger ihop, men beskriver inte samma sak. 

För ett hantverksföretag kan skillnaden ge värdefull information om vilka uppdrag som tar tid, hur arbetsdagen används och om företagets prissättning täcker det arbete som faktiskt krävs. 

Vad är arbetad tid? 

Arbetad tid är den tid en medarbetare arbetar i verksamheten. Den kan omfatta arbete hos kund, förberedelser, resor mellan uppdrag, materialinköp, möten, planering och administration. 

Hur tiden ska hanteras i lönesammanhang beror på företagets villkor, avtal och rutiner. Ur ett uppföljningsperspektiv är det däremot värdefullt att få en så rättvisande bild som möjligt av hela arbetsdagen. 

Om företaget bara registrerar den tid som faktureras till kunderna försvinner information om hur mycket tid andra nödvändiga arbetsmoment kräver. 

Vad är debiterbar tid? 

Debiterbar, eller fakturerbar, tid är den tid som företaget enligt sin prismodell och överenskommelse kan ta betalt för av kunden. 

Det kan vara tiden som läggs på själva arbetet ute hos kunden, men även andra moment kan vara debiterbara beroende på vad parterna har kommit överens om. Resor, felsökning, projektering och förberedelser kan exempelvis hanteras på olika sätt av olika företag. 

Det finns därför ingen enkel regel som innebär att ett visst moment alltid är debiterbart. Företagets villkor behöver vara tydliga och arbetstiden behöver kopplas till rätt uppdrag. 

Exempel: så kan en arbetsdag fördelas 

En medarbetare arbetar totalt åtta timmar: 

• 5,5 timmar med arbete hos kund  

• 1 timme med resor mellan uppdragen  

• 45 minuter med materialinköp  

• 45 minuter med planering och administration  

Den arbetade tiden är åtta timmar. Hur mycket av tiden som är debiterbar beror på vad företaget har avtalat med kunderna. 

Exemplet visar däremot varför det är viktigt att registrera hela arbetsdagen. Om endast de 5,5 timmarna hos kund syns i uppföljningen saknar företaget information om vad resterande 2,5 timmar har använts till. 

Vad är debiteringsgrad? 

Debiteringsgrad används ofta för att beskriva hur stor del av den arbetade tiden som är debiterbar. En enkel beräkning är: 

Debiterbar tid ÷ arbetad tid × 100 

Om sex av åtta arbetade timmar är debiterbara blir debiteringsgraden 75 procent. 

En låg debiteringsgrad är inte automatiskt ett tecken på att personalen arbetar ineffektivt. Vissa uppdrag och roller kräver mycket planering, resor eller intern samordning. Måttet behöver därför analyseras tillsammans med företagets arbetssätt, kundavtal och prissättning. 

Följ tiden på rätt jobb 

För att förstå skillnaden mellan arbetad och debiterbar tid behöver rapporteringen kopplas till rätt projekt eller arbetsorder. Det räcker inte att bara veta hur många timmar en medarbetare har arbetat totalt. 

I Tickra kan fältpersonalen rapportera arbetstid, material, körsträcka och status via appen. Informationen kopplas till företagets uppdrag och kan användas i den fortsatta uppföljningen och i fakturaunderlaget.  

Tickra avgör inte vilka timmar företaget får fakturera. Det styrs av företagets avtal med kunden. Systemet ger däremot underlag för att se var tiden har lagts och vilka uppgifter som ska hanteras vidare. 

Bättre underlag för prissättningen 

När företaget vet hur mycket tid olika typer av jobb kräver blir det lättare att bedöma om priserna är rimliga. Ett uppdrag som ser lönsamt ut utifrån tiden hos kunden kan visa sig kräva mycket planering, resor och efterarbete. 

Med bättre uppföljning kan företaget justera rutiner, planering eller prissättning utifrån verkliga förhållanden i stället för enbart magkänsla. 

Vill du få en tydligare bild av hur tiden används i företaget? Boka en demo av Tickra och se hur tidrapporteringen kopplas till rätt jobb.