Arbetsorder mall

Så skapar du en tydlig arbetsorder

En bra arbetsorder ska göra jobbet tydligt redan innan någon åker ut till kunden. Vem ska utföra uppdraget? Var ska arbetet göras? Vad har kunden beställt och finns det några särskilda instruktioner att känna till?

När informationen är tydlig från början minskar behovet av att ringa tillbaka till kontoret, leta efter anteckningar eller fråga kunden om sådant som redan borde finnas dokumenterat. En genomarbetad mall för arbetsorder hjälper därför inte bara den som planerar jobbet. Den ger också bättre förutsättningar för den som ska utföra det.

Vad är en arbetsorder?

En arbetsorder är en samlad beskrivning av ett uppdrag. Den kan vara enkel och omfatta ett kort servicebesök, eller mer omfattande och följa ett projekt under en längre tid.

Det viktiga är att arbetsordern innehåller den information som krävs för att arbetet ska kunna genomföras och följas upp. Den bör också fungera som en länk mellan planeringen, arbetet ute hos kunden och det underlag som senare används vid faktureringen.

Om arbetsordern bara består av några korta rader i ett sms är risken stor att viktig information hamnar någon annanstans. Kunden kanske har skickat en bild via mejl, en kollega har skrivit en anteckning på ett papper och materialet finns i ytterligare en fil. Ju fler platser informationen ligger på, desto svårare blir det att få en tydlig helhet.

Mall för arbetsorder

Exakt vad som behöver vara med beror på företagets verksamhet och typen av uppdrag. En grundläggande arbetsorder kan innehålla:

• Kunduppgifter: Kundens namn, adress, kontaktperson och telefonnummer.
• Tid och plats: När arbetet ska utföras och vilken adress eller del av arbetsplatsen det gäller.
• Arbetsbeskrivning: Vad kunden har beställt och vad som förväntas bli gjort.
• Ansvarig medarbetare: Vem eller vilka som ska utföra uppdraget.
• Instruktioner: Tillträde, kontaktvägar, säkerhetsinformation eller andra saker som behöver vara kända.
• Material och utrustning: Vad som behöver tas med eller beställas.
• Checklista: Moment som ska genomföras eller kontrolleras.
• Återrapportering: Tid, material, körsträcka, bilder, kommentarer och status när jobbet är utfört.

Det behöver inte innebära att varje arbetsorder blir lång. Ett mindre servicejobb kanske bara kräver några av punkterna. Mallen ska hjälpa företaget att fånga rätt information, inte skapa mer administration.

En arbetsorder ska följa hela jobbet

Arbetsordern är inte bara en instruktion inför arbetsdagen. Den kan också användas för att samla det som händer under uppdraget.

Om ett oväntat fel upptäcks kan det dokumenteras med en kommentar eller bild. Om arbetet kräver mer material än planerat kan det registreras på samma uppdrag. När jobbet är färdigt kan tiden och det utförda arbetet återrapporteras.

På så sätt blir arbetsordern en gemensam plats för både planering och uppföljning. Den som sitter på kontoret behöver inte försöka sammanställa information från flera personer när fakturaunderlaget ska tas fram.

Digital arbetsorder direkt i mobilen

En mall i ett dokument eller kalkylblad kan vara en bra början. När flera personer ska arbeta i samma information blir det däremot ofta enklare med en digital arbetsorder.

Med Tickra kan arbetsledaren lägga in vad som ska göras, var uppdraget ska utföras och vem som ansvarar. Det går också att lägga till checklistor, bilder och bilagor. Både arbetsledare och fältpersonal kan sedan se samma information i mobilen eller på datorn.

Under arbetsdagen kan personalen rapportera tid, material, körsträcka och status på rätt uppdrag. Det gör att arbetsordern fortsätter vara aktuell även efter att arbetet har påbörjats.

Rätt information från början

En tydlig arbetsorder behöver inte vara komplicerad. Den ska svara på de frågor som annars riskerar att dyka upp mitt under arbetsdagen och göra det enkelt att återrapportera det som faktiskt har gjorts.

När informationen följer samma jobb från första planeringen till färdigt fakturaunderlag blir det lättare att arbeta strukturerat, utan att lägga mer tid på administration än nödvändigt.

Vill du samla arbetsorder, planering och återrapportering digitalt? Boka en demo av Tickra och se hur det fungerar i praktiken.