Digital checklista för hantverkare

Få samma moment gjorda varje gång

Det finns många arbetsmoment som en erfaren medarbetare gör nästan utan att tänka på dem. Verktygen kontrolleras, rätt uppgifter samlas in och arbetet avslutas med de kontroller som krävs. 

Men när tempot är högt, planeringen ändras eller en ny kollega tar över ett uppdrag kan även enkla moment glömmas. Det behöver inte bero på slarv. Ofta handlar det om att rutinen finns i huvudet på en person i stället för i företagets gemensamma arbetssätt. En digital checklista gör det lättare att genomföra samma viktiga moment varje gång. 

När behövs en checklista? 

Checklistor passar särskilt bra för återkommande uppdrag och processer där flera personer ska arbeta på ett liknande sätt. De kan användas före, under och efter ett kundbesök. 

Inför arbetet kan checklistan säkerställa att rätt material, utrustning och information finns med. Under jobbet kan den hjälpa medarbetaren att gå igenom moment i en bestämd ordning. När uppdraget avslutas kan checklistan påminna om dokumentation, kundinformation och återrapportering. 

Det innebär inte att varje arbetsdag ska styras i minsta detalj. Checklistan ska fånga det som är viktigt att komma ihåg, samtidigt som den lämnar utrymme för yrkeskunskap och bedömningar på plats.

Anpassa checklistan efter uppdraget 

En checklista för ett servicebesök kan exempelvis innehålla en kontroll av arbetsbeskrivningen, att rätt material finns med och att utgångsläget dokumenteras vid behov. När arbetet är klart kan den påminna om att registrera tid och material, informera kunden och ange om något återstår. 

En lokalvårdsfirma, elektriker, VVS-verksamhet och byggfirma kommer naturligtvis att behöva olika checklistor. Principen är däremot densamma: moment som är viktiga för kvaliteten och uppföljningen ska inte behöva vara beroende av minnet. 

Checklistan kan också anpassas efter typen av uppdrag. Ett kort servicejobb behöver få punkter, medan ett återkommande underhållsuppdrag kan kräva fler kontroller. 

Ett stöd för nya medarbetare 

En tydlig checklista kan göra introduktionen enklare när företaget anställer eller tar in extra personal. Den nya medarbetaren får ett konkret stöd i hur företaget vill att uppdragen ska genomföras och avslutas. 

Checklistan ersätter inte utbildning, handledning eller rätt kompetens. Den hjälper däremot till att göra företagets rutiner synliga. Det som tidigare bara förmedlades muntligt kan bli lättare att förstå och följa. 

Även den som har lång erfarenhet kan ha nytta av checklistan när arbetsdagen är full. Att kunna kontrollera några centrala moment är ofta enklare än att senare fundera på om allt verkligen blev gjort. 

Från papperslista till rätt arbetsorder 

En checklista på papper kan fungera, men den riskerar att hamna i bilen, bli kvar hos kunden eller behöva registreras en gång till på kontoret. 

När checklistan är digital kan den följa med i samma arbetsorder som kunduppgifter, arbetsbeskrivning och övrig dokumentation. Arbetsledaren och fältpersonalen arbetar då utifrån samma information. 

I Tickra går det att lägga till checklistor, bilder och bilagor direkt i arbetsordern. Informationen blir tillgänglig för både kontoret och personalen ute på jobb via dator eller mobil.  

Börja med det viktigaste

Ett vanligt misstag är att checklistan blir för lång. Om varje uppdrag kräver att medarbetaren går igenom ett stort antal självklara punkter finns risken att den upplevs som ytterligare administration. 

Börja därför med att identifiera vad som faktiskt glöms, vad som behöver dokumenteras och vilken information som ofta saknas när jobbet ska följas upp. En bra checklista är kort nog att användas och tydlig nog att göra nytta. 

Vill du skapa arbetsorder med checklistor som personalen kommer åt direkt i mobilen? Boka en demo av Tickra och se hur det fungerar.