När är det dags att börja använda ett arbetsordersystem?

När enkla rutiner börjar bli svåra att hålla ihop

Många hantverksföretag börjar enkelt. Kunden ringer, jobbet skrivs ner, tider antecknas och fakturan skapas när allt är klart.

I början fungerar det ofta bra. Företaget är litet, jobben är få och alla har ganska bra koll på vad som ska göras. Men förr eller senare kommer en punkt där de gamla rutinerna börjar ta mer tid än de sparar.

Information på för många olika ställen

Det första tecknet är ofta att information hamnar på för många olika ställen.

En arbetsbeskrivning finns i ett sms, kundens adress i kalendern, materialet i en anteckning och tiden i huvudet på den som gjorde jobbet. När fakturan sedan ska skapas behöver allt samlas ihop.

Det tar tid och ökar risken att något missas.

När faktureringen börjar skjutas upp

Ett annat tecken är att faktureringen börjar skjutas upp. Inte för att jobbet inte är klart, utan för att underlaget inte är färdigt.

Någon behöver dubbelkolla timmar, någon annan måste fråga vilket material som användes och ett tillägg behöver hittas i en gammal konversation. När det händer ofta är det ett tydligt tecken på att arbetssättet behöver bli mer samlat.

När fler personer blir inblandade

Det kan också märkas när fler personer blir inblandade. Så länge en person gör det mesta själv kan mycket lösas med minnet.

Men när två, tre eller fem personer ska dela på jobben behöver informationen vara tydlig för alla. Då räcker det sällan att “någon vet”. Alla behöver kunna se vad som gäller.

Ett system behövs ofta tidigare än man tror

William Ejered, säljare på Tickra säger:

“Ett arbetsordersystem behövs ofta tidigare än man tror. Inte för att företaget är stort, utan för att vardagen ska fortsätta kännas enkel även när fler jobb kommer in.”

Ett bra arbetsordersystem ska förenkla, inte störa

Ett bra system ska inte krångla till arbetet. För små och medelstora företag är det snarare tvärtom.

Systemet ska göra det lättare att skapa jobb, följa upp tid, lägga till material och få fram fakturaunderlag utan extra steg. Det ska gå snabbt att förstå och vara enkelt att använda direkt i mobilen.

Så hjälper Tickra i vardagen

Tickra är byggt för just den typen av vardag. Företag kan komma igång snabbt, utan långa utbildningar eller stora förändringar.

Arbetsorder, tidrapportering och material samlas på ett ställe, vilket gör det lättare att hålla koll på varje jobb från start till faktura.

När är det dags att ta nästa steg?

Så när är det dags? Ofta när du märker att du lägger mer tid på att leta information än på att använda den.

Då kan ett arbetsordersystem vara nästa naturliga steg.

Börja med ett moment som ofta saknas

För den som vill börja förbättra rutinen är det klokt att börja enkelt. Välj ett återkommande moment där information ofta saknas, till exempel tidrapportering, material eller status på arbetsorder.

När det momentet fungerar bättre blir det lättare att bygga vidare utan att förändringen känns stor.

Gör systemet till en naturlig del av arbetsdagen

Det viktigaste är att systemet blir en naturlig del av arbetsdagen. Om medarbetarna kan göra rätt direkt i mobilen, utan långa instruktioner och utan dubbelarbete, ökar chansen att rutinen håller över tid.

Då blir digitaliseringen inte ett separat projekt, utan ett praktiskt stöd i vardagen.