Vad är skillnaden mellan arbetsorder, projekt och fakturaunderlag?

När begreppen flyter ihop

Det är lätt att blanda ihop arbetsorder, projekt och fakturaunderlag. I många mindre hantverksföretag används orden dessutom lite olika från företag till företag. Det viktiga är inte exakt vad man kallar varje del. Det viktiga är att informationen hänger ihop från första kontakt till färdig faktura.

Vad är en arbetsorder?

En arbetsorder är oftast den konkreta instruktionen för ett jobb. Den kan innehålla kund, adress, vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart.

För den som är ute på plats är arbetsordern ett stöd i vardagen. Den gör det tydligt vad kunden har beställt, vilka moment som ingår och vad som behöver dokumenteras längs vägen.

Vad är ett projekt?

Ett projekt är ofta en större helhet. Det kan bestå av flera arbetsorder, flera dagar, flera personer och flera olika moment.

För ett byggföretag kan projektet vara en renovering. För en elektriker kan det vara en installation som delas upp i flera etapper. För ett serviceföretag kan det vara ett återkommande uppdrag hos samma kund.

Projektet ger överblick, medan arbetsordern visar vad som ska göras just nu.

Vad är ett fakturaunderlag?

Fakturaunderlaget är nästa steg. Det är sammanställningen av det som faktiskt ska ligga till grund för fakturan.

Här behöver tid, material, tillägg, anteckningar och eventuella justeringar finnas med. Om uppgifterna saknas måste någon leta, ringa, fråga eller försöka minnas i efterhand. Det är ofta där faktureringen börjar dra ut på tiden.

När informationen ligger utspridd

“Många företag har egentligen informationen, men den ligger utspridd. När arbetsorder, projekt och fakturaunderlag sitter ihop blir det mycket lättare att gå från utfört jobb till faktura.” Säger William Ejered, säljare på Tickra.

När de tre delarna hanteras separat uppstår lätt dubbelarbete. En person skriver en arbetsorder, någon annan rapporterar tid på ett annat ställe och fakturan skapas senare från lösa anteckningar.

Det fungerar ibland, men blir skört när tempot ökar eller fler personer är inblandade.

Så hänger arbetsorder, projekt och fakturaunderlag ihop i Tickra

I Tickra samlas arbetsorder, projekt, tid och material i samma flöde. Det gör att informationen följer jobbet från start.

Den som är ute på plats kan rapportera direkt i mobilen, och den som ska fakturera slipper börja om från början. På så sätt blir arbetsordern inte bara en instruktion. Den blir också grunden för uppföljning och fakturering.

Mindre dubbelarbete från jobb till faktura

För företag som vill komma bort från lappar, sms och separata dokument är det här ofta en av de största vinsterna.

Mindre behöver kommas ihåg. Mindre behöver göras om. Och när jobbet är klart finns underlaget redan där.

Börja enkelt och bygg vidare

För den som vill börja förbättra rutinen är det klokt att börja enkelt. Välj ett återkommande moment där information ofta saknas, till exempel tidrapportering, material eller status på arbetsorder.

När det momentet fungerar bättre blir det lättare att bygga vidare utan att förändringen känns stor.

Ett system som blir en naturlig del av arbetsdagen

Det viktigaste är att systemet blir en naturlig del av arbetsdagen. Om medarbetarna kan göra rätt direkt i mobilen, utan långa instruktioner och utan dubbelarbete, ökar chansen att rutinen håller över tid.

Då blir digitaliseringen inte ett separat projekt, utan ett praktiskt stöd i vardagen.