Tidrapportering i Excel vs app
Vad sparar mest tid?
Många småföretag börjar med Excel. Det är enkelt att komma igång, kostar inget extra och fungerar bra så länge verksamheten är liten och tempot är hanterbart. Men i takt med att fler jobb ska utföras och fler timmar ska rapporteras börjar begränsningarna märkas.
Frågan är inte om Excel fungerar. Frågan är hur länge det räcker?
När Excel räcker
För vissa företag kan Excel vara fullt tillräckligt, särskilt i början. Du kan skapa egna mallar, anpassa efter din verksamhet och samla tid och material på ett ställe.
Det passar ofta när:
- du är ensam i företaget
- du har få och tydliga uppdrag
- du rapporterar tid vid ett tillfälle per dag
När det börjar ta mer tid än det sparar
Utmaningarna kommer när vardagen blir mer rörlig. Flera jobb pågår samtidigt, tider skrivs ner vid olika tillfällen och information ska samlas in från flera personer. Då blir Excel snabbt mer av ett verktyg för efterarbete än för att förenkla arbetet.
Vanliga problem är att:
- tid rapporteras i efterhand
- olika versioner av filer cirkulerar
- material och anteckningar hamnar utanför systemet
- fakturaunderlaget måste byggas ihop manuellt
Skillnaden med att arbeta direkt i en app
En app för tidrapportering fungerar annorlunda. Istället för att samla ihop information i efterhand registreras det som händer direkt, ofta ute på jobbet. Tid, material och anteckningar kopplas till rätt uppdrag från början, vilket gör att du slipper gå tillbaka och försöka minnas vad som gjordes.
Det innebär att rapporteringen sker löpande under dagen och att alla arbetar i samma system. Informationen är samlad och uppdaterad direkt, och när jobbet är klart finns underlaget inför fakturering redan på plats. Det handlar inte om fler funktioner, utan om ett enklare och mer direkt arbetssätt.
Vad sparar mest tid?
På kort sikt kan Excel kännas snabbare. Det finns redan på plats och kräver ingen uppstart. Men över tid är det ofta appen som sparar mest tid. Inte för att den gör saker snabbare i stunden, utan för att den tar bort behovet av att göra om arbetet senare. När du slipper samla in, dubbelkolla och komplettera information i efterhand frigörs tid varje dag.
Ett arbetssätt som håller i längden
Tickra är byggt för just den här övergången. Från ett arbetssätt där mycket sker i efterhand, till ett där informationen fångas direkt. Du kan rapportera tid och material i mobilen medan jobbet pågår och ha allt samlat på ett ställe. När jobbet är klart finns underlaget redan där, redo att användas.
Det gör att du inte bara sparar tid, utan också får bättre kontroll över vad som faktiskt ska faktureras.